Большая часть всех служебных обязанностей обычно приходится именно на секретаря. В задачи секретаря входят хозяйственное обеспечение офиса, выполнение различных поручений, работа с документами и т.д., и основной обязанностью секретаря, разумеется, является обслуживание клиентов и обработка входящей информации. Определенно сложно справляться с таким объемом работы. Порой секретарь допускает ошибки, некорректно разговаривает по телефону, и работодатель озадачивается поиском подходящей замены.
В помощь секретарю
Офисная АТС существенно облегчает трудовые секретарские будни. Настолько даже, что некоторые предпочитают полностью упразднить эту должность, значительно сэкономив на трудовой единице. Куплю АТС — а со временем, и секретарь найдется.
Действительно, современны телефонные станции способны отлично выполнять основные обязанности секретаря. При этом сводя к минимуму ошибки человеческого фактора и обрабатывая максимальный объем поступающей информации. Естественно, наибольшего результата можно ожидать от потенциала IP АТС , для использования максимально широкого спектра интеллектуальных ресурсов IP телефонии .
Все офисные АТС имеют встроенные ресурсы, позволяющие в автоматическом режиме обрабатывать и принимать информацию различного формата. Большое количество модулей и плат расширения позволяют обогатить и расширить возможности системы.
Секретарский потенциал — что может мини АТС:
Автоматическое обслуживание клиентов
Автосекретарь может без участия человека обслуживать входящие звонки и предоставлять необходимую информацию. Для автоматического обслуживания входящих используется опция DISA, Автоинформатор и Интерактивное голосовое меню (IVR ). Функция DISA — предоставляет прямой доступ к ресурсам системы, давая возможность звонящему самостоятельно управлять своим вызовом внутри мини АТС. Клиент может набрать дополнительный номер или дождаться ответа оператора под приятную фоновую музыку. Профессионально записанное информационное сообщение компании и четкая информация повышает статут организации и положительно настраивает клиента.
Для АТС можно задать круглосуточный режим приема входящих вызовов. Если звонок поступил в нерабочее время, автосекретарь предложит звонившему оставить сообщение, укажет время, в которое сотрудники смогут ответить на вызов, или переадресует на вахтовый номер.
Передавать и получать информацию
Голосовая почта
Проинформировать клиента о вашем местонахождении и доступности в зависимости от рабочего графика, можно с помощью голосовой почты. Узнать о том, что Вам поступило голосовое или текстовое сообщение, можно посредством автоматически отправленного уведомления на e-mail или мобильный.
Автоматически распределять вызовы — ACD
Сервис ACD помогает справляться с большим потоком звонков, распределяя их между группами операторов с постановкой в очереди вызовов. Из очереди вызовы передаются свободным операторам группы, которые и обрабатывают их, при этом предусмотрена возможность равномерного распределения вызовов по операторам.
Принимать факсы
Благодаря интеграции офисной АТС с факсами, автосекретарь проконтролирует прохождение факсимильного сообщения, сохранит его в электронном виде, или в формате PDF и (или ) отправит на печать. Факсимильные сообщения могут приниматься даже когда в офисе никого нет. Передаваемый факс преобразуется в графический файл или цифровой формат, и автоматически направляется на печать и (или ) на заданный вами e-mail. Кроме того, вы можете сохранить принятый факс в указанной директории сервера, предоставив к ней персональный доступ или групповой доступ, обеспечив сразу адресное поступление факсов на определенный отдел или сотрудника.
Перенаправлять звонки на указанный номер
В отличие от секретаря у Мини АТС нет выходных. И когда в офисе никого нет, станция самостоятельно примет звонок, и согласно заданному алгоритму, переадресует его на ваш домашний или мобильный. Переадресация с рабочего телефона на личный может производиться незаметно для вызывающего абонента, имитируя ваше присутствие на рабочем месте, поэтому можно смело отправляться по своим делам, не оставляя при этом работу.
Опция переадресации позволяет объединить все свои номера телефонов: служебный, домашний, личный, виртуальный SIP-номер. Создавая определенный сценарий, Вы сможете управлять поступающими звонками по своему усмотрению, принимая их или игнорируя, отправляя вызовы на автоответчик или адресуя их автосекретарю.
Работает переадресация как в автоматическом режиме, так и в ручном.
Записать разговоры
Проанализировать детали важного звонка или проконтролировать работу операторов можно с помощью системы записи разговоров . Редкий секретарь сможет детально воспроизвести происшедший по телефону разговор, а иногда это бывает необходимо.
Можно установить автоматическую запись всех звонков. Или производить запись в процессе разговора — функция позволяет записать весь разговор с абонентом или его фрагмент во время общения по телефону. Информация сохраняется в формате аудио-файла.
Быстро найти свободную линию
Групповой вызов
Оперативно ответить клиенту, соединив его с нужным абонентом, не затрачивая время на поиск свободной линии, можно с помощью группового вызова. В этом случае происходит одновременная переадресация входящего вызова сразу на несколько номеров. В случае если телефон абонента занят, идет параллельный дозвон по другим номерам, указанным в настройках.
Подключив опцию Параллельный вызов (звонок одновременно приходит на определенную группу абонентов и на личный номер или мобильный руководителя), руководитель может контролировать работу, например, отдела продаж. Личный телефон продолжает звонить в случае, если никто не снял трубку.
Обзвонить максимальное количество абонентов
Автообзвон
Программа автообзвона существенно экономит время и силы ваших сотрудников на предоставление необходимой информации клиентам. Обзвон абонентов (клиентов ) совершается в автоматическом режиме по заданному списку телефонных номеров. При этом система способна интеллектуально определить статус абонента.
Информировать всех сотрудников
В мини-АТС можно задействовать системы оповещения и звуковой трансляции, предназначенные для решения многих задач: от оповещения о чрезвычайной ситуации до простого поиска сотрудников.
Отчитаться по звонкам
Офисные АТС могут предоставить информацию о звонках (обычно это SMDR или CDR) в виде текстовых записей через последовательный порт (или сетевое Telnet-подключение). Запись о звонке содержит обязательную информацию
- Номера вызывающего и вызываемого абонента
- Время окончания разговора (время по часам АТС)
- Длительность разговора
- Другая сопроводительная информация (тип звонка (входящий , исходящий, перевод и т. п.), номер транка, номер группы, время начала разговора, длительность дозвона и т. п.)
Всегда на связи с мобильным офисом
«Мобильный офис» реализует сценарий виртуального присутствия в офисе из любого удаленного места: дома, командировки, уикенда. Авторизовавшись на IP-АТС, можно без секретаря быть в курсе всех рабочих событий, прослушивать записанные сообщения, получать необходимую информацию обо всех звонках и т.д.
Оставить комментарий